电话沟通的特点和准备（2 / 2）

迈克：“通知开会是吧？知道了。”然后马上把电话挂了，走去经理办公室，对经理说：“总经理办公室来电通知您开会。”

经理：“时间？在哪？议题是什么？”

糟了，忙起来忘了，迈克直冒冷汗。

这是因为迈克没有做好电话记录，尽管重新拨打电话还可以知道开会的时间、地点和议题，但如果是外部来电，又怎么去补救呢？因此，准备很重要，那么，在接打电话需要准备什么呢？

三种不同颜色的笔。削好通常用来书写日常的备忘录，或者记下传真的收件者姓名，铅笔随时可以擦掉，方便作常规更新。红色的笔，你在一天内可能会接到很多电话，轻重缓急各有不同，特别重要的或紧急电话用红笔标识，就非常醒目，厚厚的电话记录里我们很容易找到红色标识的客户。蓝色或者黑色的笔，作平常记录用，通常在每一次电话过程中都会或多或少得到一些客户的信息，记录下来对后续展开的服务及沟通非常有帮助。好记性不如烂笔头，随时记录，能保留很多客户的潜在信息。

可供粘贴的便笺纸往往是一个不错的提示，电话中客户可能会有各种要求等，便笺纸会提醒你做这些事情，让你成为一个不健忘的人。而且，便笺纸还便于给同事留言。

电话记录本是日常的电话名录索引，同时也有利于公司人员内部的交流。电话记录本的格式应该标注时间日期，有电话号码编号，留有5-1行的空白行。标注时间日期，当我们在后续跟踪时，能够准确无误地了解客户当时打电话的时间，不仅可以充分理解客户当时打电话的动机和原因，促成双方的沟通，而且客户也会因为你的额外的关注而与你保持良好的关系，更愿意接听你的电话。电话号码编号，这样可以清楚地知道每天打电话的次数，有利于公司掌握处理事件的次序和重要性，并制定相应的策略。空5-1行，每次与客户的沟通，总会有一些新的资讯加注到记录里，这样更容易掌握客户的消费心理和行为。

钟表可以帮助我们做好时间管理，一般情况下，问候电话不超过1分钟，预约拜访电话不超过3分钟。当然，这并不是要求你掐着表算通话时间，而是提醒通话要简短。

备忘录随时提醒我们及时处理客户的需求，以此建立良好的客户关系。而良好的客户关系可以提升我们接打电话的效率。

除了这些有形物品的准备，你还需要随时调整自己的状态，让你的声音充满魅力和真诚